Täysi kalenteri, päällekkäiset palaverit, pitkät päivät, loputon tehtävälista, sekä lukemattomat sähköpostit ja muut chatit kilahtelevat äänimerkeillään. Kuulostaako liiankin tutulta? Nykymaailmassa on enemmänkin sääntö kuin poikkeus olla ylityöllistetty ja kiireinen. Kiire-status on valitettavan usein jopa tavoiteltava asia, sillä sen ajatellaan kertovan työntekijän tärkeydestä ja työmäärän riittävyydestä työpaikalla. Usein kuitenkin unohdamme, että elämää on myös töiden ulkopuolella. Milloin viimeksi sinulla on ollut aikaa harrastuksille?
“Nopeammin saan tämän tehtyä itse kuin delegoimalla sen muille.”
Ajansäästö lähtee usein itsestä ja omista tarpeista lisätä myös vapaa-aikaa työajan sijasta. Huomaatko ajattelevasi usein, että saat pienetkin tehtävät valmiiksi nopeammin itse kuin delegoimalla muille? Jos lasket “pieniin ja nopeisiin” tehtäviin käytetyn ajan kokonaismäärän yhteen, tulee yhteenlasketusta ajasta äkkiä kokonaisia työpäiviä.
Minkälaisia tehtäviä kannattaa delegoida?
- Jotka joku muu voisi tehdä paremmin, nopeammin ja edullisemmin
- Joiden tekemisestä et nauti tai jotka tuntuu pakkopullalta
- Jotka keskeyttävät työntekoasi
- Jotka joku muukin voisi tehdä ja joiden vuoksi toimistolla työpäivät venyvät
- Jotka ovat mahdollisia delegoida toteutumaan säännöllisesti
Delegointi ei tarkoita kaikkien työtehtävien antamista pois, vaan oman ajan uudelleen järjestämistä. Rutiininomaisten tehtävien delegointi vapauttaa aikaa sekä vapaa-ajan harrastuksiin ja perheen kanssa vietettyihin päiviin, että työpaikalla tärkeimpiin omiin työtehtäviin. Niihin, joihin vain sinä pystyt sillä hetkellä tekemään. Delegointi kannattaa myös silloin, kun yrityksessäsi on mahdollisesti kyvykkäämpi henkilö suorittamaan tiettyjä työkuvioita. Esimerkiksi yrityksen toimitusjohtaja voi delegoida markkinointiin liittyvät asiat markkinointitiimille, joka jakaa heille annetut tehtävät keskenään vahvuusalueiden mukaan. Toimitusjohtaja voi tarkistaa ja hyväksyä lopulliset tulokset, mutta itse työn hoitaa joku muu. Anna muiden ottaa koppia heille mielekkäistä tehtävistä ja vapauta omaa energiaa hetkellisesti vaikkapa vain padelin pelaamiseen!
Näin aloitat delegoinnin:
- Valitse itsellesi yhteyshenkiö, jolle delegoit erilaisia tehtäviä
- Mikäli tehtävä sen vaatii, kirjoita selkeä ohjeistus tehtävän suorittamista varten
- Kerro selkeästi deadlinet
- Luota, että toinen hoitaa työnsä hyvin
- Anna palautetta – myös positiivista, jotta samankaltaiset tulokset varmasti toistuvat
Delegoinnin aloittaminen vie yleensä hetkellisesti enemmän aikaa, jotta prosessi ja tavoitteet delegoinnille hahmottuvat kirkkaaksi. Se on kuitenkin pieni investointi jatkoon, sillä oppimiskäyrä ihmisellä on nopeampi kuin ajattelemmekaan, ja delegointi muuntuu automaattisemmaksi hyvin nopeasti. Ensimmäisen kerran jälkeen tehtävät on suoritettu ennen kuin huomaatkaan, yleensä jopa nopeammin ja paremmin kuin aikaisemmin itse tehtynä.
Aloita delegointi jo tänään
Delegointi vapauttaa arvokasta aikaa muihin työtehtäviin ja näin ollen vie liiketoimintaa ja oman työn tuottavuutta eteenpäin. Delegointi on tärkeää eritoten silloin, kun tehtävä ei kuulu työnkuvasi ydintehtäviin, suorittamiseen annettu aika ei riitä, tai tehtävä tuntuu haastavalta ja stressaavalta. Kaikkea ei tarvitse eikä pidä tehdä itse, kun halutaan toimia optimaalisella tehokkuudella omassa työssä. Kun lähtee delegoinnissa liikkeelle pienin askelin, on jatkossa helpompi jakaa lisää omia tehtäviä toisille. Näin keskityt olennaisiin työtehtäviin ja pystyt päättämään työpäiväsi ihmisten aikoihin. Kun vapaa-aikasi lisääntyy, edessäsi on vain yksi kysymys: padel, golf vai hyvä elokuva – mitä muuta kuin töitä ehtisit tekemään, jos tunteja olisikin päivässä hieman enemmän?
- Tutustu palveluumme. Täältä voit lukea lisää siitä, kuinka palvelu toimii käytännössä.
- Usein kysytyt kysymykset. Täältä löydät kattavat vastaukset askarruttaviin kysymyksiin, tai voit olla suoraan yhteydessä meihin.
Jo sadat yritykset hyödyntävät Smoothlya markkinoinnin tukena. Kokeile sisältöjen tuottamista modernisti kuukausimaksulla.