Uutiskirje kannattaa lähettää vähintään kerran kuussa, jotta rytmi pysyy säännöllisenä. Kuukauden aikana ehtii tapahtua paljon, joten säännöllisellä lähetystahdilla pystyt kertomaan tapahtumista pienemmissä osissa. Toiminnastasi riippuen uutiskirje voi olla tarpeen lähettää useammin, esimerkiksi kerran viikossa. Sisällöntuottajasi auttaa sinua luomaan sopivan julkaisutahdin ja suunnittelemaan uutiskirjeiden sisältöjä kanssasi.

Uutiskirjeiden delegointi tapahtuu viiden vaiheen kautta: työkalut ja materiaalit, sähköpostilistat ja kohderyhmät, aiheet, luonnos ja viimeistely, ja viimeisenä uutiskirjeen lähetys.

1. Tarvittavat työkalut ja materiaalit

Uutiskirjeen lähettämistä varten tarvitaan uutiskirjetyökalu, jonka avulla rakennetaan viestin pohja ja asetellaan sisällöt. Kun runko on valmis, voidaan tuottaa tekstiä ja valita sisältöön sopivia kuvia ja videoita. Varmista, että sisällöntuottajallasi on pääsy uutiskirjetyökaluun. Jos sinulla ei ole vielä käytössä uutiskirjetyökalua, autamme sellaisen käyttöönotossa. Markkinoilla on lukuisia uutiskirjeiden lähettämiseen soveltuvia työkaluja, joista useimmat tarjoavat myös ilmaisversioita. Ilmaisversiolla pärjää jo pitkälle, ja samalla voi testata soveltuuko työkalu tarpeisiisi. 

Uutiskirjeen ulkoasun on tarkoitus vastata yrityksesi ilmettä, jotta asiakkaasi tunnistaa kirjeen sinun lähettämäksesi jo avatessa viestin. Tätä varten tarvitaan ainakin logo ja brändivärit, joita käytetään uutiskirjeen asettelussa. Varmista, että materiaalit ovat sisällöntuottajasi käytettävissä. Yhteinen Drive-kansio on toimiva keino pitää markkinointimateriaalit järjestyksessä, jolloin kaikki tarpeellinen löytyy samasta paikasta. 

2. Sähköpostilistan kerääminen ja kohderyhmien valinta 

Jotta uutiskirje voidaan lähettää, tarvitaan vastaanottajalista. Sähköpostilistan kerääminen kannattaa aloittaa niin pian kuin mahdollista. Listaa voi kerätä esimerkiksi verkkosivuilla olevan painikkeen kautta tai webinaariin osallistujista. Voit esimerkiksi tarjota verkkosivuilla maksutonta opasta, jonka kävijä saa sähköpostiostiosoitetta vastaan. 

Ennen uutiskirjeen suunnittelua on tärkeää miettiä, keitä uutiskirjeellä tavoitellaan. Uutiskirje voidaan lähettää kaikille asiakkaillesi. Vastaavasti viesti voidaan kohdentaa pienemmälle ryhmälle, esimerkiksi tietystä tuotteesta tai palvelusta kiinnostuneelle segmentille. Jos kohderyhmiä on useita, kannattaa yhteystiedot viedä omille listoilleen ja nimetä ne selkeästi.

3. Uutiskirjeen aiheet

Aiheiden keksiminen voi aluksi tuntua haastavalta, mutta alkaa vähitellen sujumaan, kun siihen käyttää riittävästi aikaa. Ideoita voi kerätä esimerkiksi sisältökalenteriin sitä mukaan kun niitä tulee mieleen. Aiheita voivat olla esimerkiksi yritystoimintaasi liittyvät uutiset, rekrytoinnit, markkinointikampanjat tai uudet tuotteet ja palvelut. Uutiskirje on myös hyvä tapa tiedottaa asiakkaitasi uudesta blogiartikkelista. 

4. Uutiskirjeen luonnos ja viimeistely

Kun kohderyhmä ja aihe on selvillä alkaa uutiskirjeen sisällön varsinainen toteutus. Sisällöntuottajasi luonnostelee tekstit, valitsee kuvat, laatii otsikon ja esikatselutekstin sekä tarkistaa että kaikki linkit toimivat. Kun luonnos on valmis, tarkista että tyyli on sopiva ja sisältö asiapitoista. Tarvittaessa voit tehdä vielä täsmennyksiä sisältöön. 

5. Uutiskirjeen lähetys

Kun uutiskirjeen asettelut ja sisältö on kunnossa, on tullut aika lähettää uutiskirje. Lähetyksen jälkeen saat vielä raportin uutiskirjeen analytiikasta muun muassa uutiskirjeen avausprosenteista ja linkkien klikkausmääristä. Analytiikasta saat tietoa mikä toimi ja mikä ei ja voit tehdä tarvittavia muutoksia seuraavassa uutiskirjeessä. Raportin avulla opit myös tuntemaan kohderyhmääsi paremmin: minkälaisista sisällöistä he ovat kiinnostuneita ja millaiset aiheet ovat heille hyödyllisiä.