Tekeekö etätyö yhteishengen rakentamisesta vaikeaa? Smoothlyn etätiimi tapaa säännöllisesti yhteisissä videotapaamisissa ja pyytää toisiltaan tukea työtehtävissä Slackin kautta. Tiimihengen rakentaminen etäyhteisössä ei ole helppoa, mutta Smoothlyn operatiivinen johtaja Stephanie Vermeulen kertoo, millaisilla keinoilla se onnistuu.
Etätyö on noussut puheenaiheeksi uudella volyymilla sekä julkisuudessa että työpaikoilla koronavuoden aikana. Etätyösuositus siirsi keväällä 2020 jopa kaksi miljoonaa suomalaista väliaikaisesti etätyöhön. Sen seurauksena syntyi termi etätyöapatia. Keskustelua herättävät erityisesti etätyön käytännön järjestelyt sekä luottamus ja työhyvinvointi silloin, kun töitä tehdään käytännössä yksin.
Tiimihengen ylläpito on etätyössä erilaista ja haastavampaa kuin koko työryhmän työskennellessä saman katon alla. Etätyö kotona voi lisäksi hankaloittaa työn ja vapaa-ajan rajaamista. On selvää, että etätyö vaatii sekä työntekijältä että esimieheltä uudenlaisia taitoja.
Smoothlylla olemme työskennelleet etänä toimintamme alusta lähtien. Toimintamme perustuu joustavaan työntekoon, jolloin etätiimimme saa itse päättää, missä jokaisen oma työpiste on. Monet ovatkin hyödyntäneet tätä mahdollisuutta yhdistäen työhön joustavasti esimerkiksi opintoja, yritystoimintaa tai matkustelua. Koko tiimin työskennellessä etänä olemme kuitenkin kohdanneet samoja haasteita kuin moni perinteisesti lähityötä tehnyt organisaatio tänä vuonna.
“Etätyöyhteisöt lisääntyvät työelämässä ja johtajien sekä esimiesten tulisi kehittää osaamistaan aiheeseen liittyen”, Smoothlyn operatiivinen johtaja Stephanie Vermeulen kertoo. “Toimiva etäyhteisö edellyttää hyvää perehdytystä sekä jatkuvaa työkulttuurin kehittämistä ja yhteydenpitoa. Etätyö vaatii erityisen paljon luottamusta ja läsnäoloa puolin ja toisin.”
“On oleellista muistaa, että työntekijän tarvitsema tuki ei liity aina työtehtäviin, vaan tukea tarvitaan myös esimerkiksi jaksamiseen liittyvissä asioissa. Työtehtävien lisäksi etätyöläinen voi haluta jutella siitä, miten työt on organisoitu, tai yksinkertaisesti kertoa, miltä etätyöt tuntuvat.”
Onnistunut etätyö edellyttää luottamusta ja aktiivista tuen tarjoamista
Molemminpuolinen luottamus on elintärkeää etätiimin työskentelyssä. Tiimin esimiehen on pystyttävä luottamaan siihen, että työtehtävät hoidetaan ilman jatkuvaa valvontaa. Myös työntekijöiden täytyy ohjautua omatoimisesti seuraavan työtehtävän pariin.
Smoothlyn periaate on, että jokaiseen työntekijään ja hänen osaamiseensa luotetaan alusta lähtien. Tiimin johdon on luotava luottamuksen ilmapiiri etätyöntekijöiden suuntaan olemalla läsnä ja tukemalla työntekijöitä tarvittaessa. Organisaation matala hierarkia auttaa myös madaltamaan etätyöntekijöiden kynnystä pyytää apua.
Etätyössä esimies ei voi olla fyysisesti läsnä auttamassa ja valvomassa, minkä vuoksi on tärkeää, että kommunikaatio toimii tehokkaasti molempiin suuntiin erilaisten viestintävälineiden avulla. Tämä vaatii esimerkiksi sen, että työntekijä ja esimies ovat työajan puitteissa tavoitettavissa.
“Myös etätyöntekijä tarvitsee työssään tukea esimieheltään ja HR-osastolta”, Stephanie Vermeulen huomauttaa. “On tärkeää varmistaa, että tuen pyytämiseen on toimiva kanava ja että tukea myös tarjotaan aktiivisesti.”
Tukea tarvitaan myös jaksamiseen
Viestinnälliset taidot ja selkeät toimintatavat korostuvat etätyössä niin tuen pyytämisessä kuin tehtävien ohjeistamisessa. Niitä on tarpeen mukaan syytä myös kehittää. “Johdon ja HR:n tulisi keskittyä erityisesti hyvään ja sujuvaan ohjeistukseen sekä kommunikaatioon”, Vermeulen lisää. Lisäksi hän muistuttaa tärkeästä näkökulmasta.
“On oleellista muistaa, että työntekijän tarvitsema tuki ei liity aina työtehtäviin, vaan tukea tarvitaan myös esimerkiksi jaksamiseen liittyvissä asioissa. Työtehtävien lisäksi etätyöläinen voi haluta jutella siitä, miten työt on organisoitu, tai yksinkertaisesti kertoa, miltä etätyöt tuntuvat.”
Työntekijältä etätyö vaatii entistä laajempaa vastuunottoa omasta työstään ja sen organisoinnista. Erityisesti uudelle etätyöntekijälle voi olla tärkeää päästä juttelemaan työn sujumisesta ja työn aiheuttamista tunteista. Vermeulenin mukaan hyvät itsensä johtamisen taidot ovat etätyöntekijälle kullanarvoisia. Tärkeimpiin piirteisiin hän listaa itseohjautuvuuden, oma-aloitteisuuden sekä loistavat organisointi- ja priorisointitaidot.
Etätyö edellyttää työntekijältä myös rutkasti rohkeutta, ratkaisukeskeisyyttä sekä taitoa viestiä kysymyksensä ja asiansa selkeästi eri viestintäkanavissa. Smoothly on keskittynyt myös rekrytoinnissa ja perehdytyksessä näihin taitoihin. Vähäisellä hierarkialla pyritään rohkaisemaan työntekijöitä niin vastuunottoon kuin myös avun pyytämiseen matalalla kynnyksellä.
Kulttuuri, yhteisö ja yhteishenki etätyössä
Työkulttuurin ja yhteisöllisyyden luominen on yksi etätyöyhteisön keskeisiä haasteita. Koronavuoden aikana monelle on konkretisoitunut työyhteisön merkitys sosiaalisena ja ammatillisena toimintaympäristönä ja tukiverkkona. Usein etätyössä yhteisö jää taka-alalle ja satunnaiset, mutta merkitykselliset, kohtaamiset jäävät pois työpäivästä. Miten rakentaa ja ylläpitää tiimihenkeä ja työyhteisöä etänä?
“Meillä on työpöydällä erityisesti niiden keinojen löytäminen, joilla luodaan työkulttuuria ja yhteisöllisyyttä, kun kukaan ei pääse tapaamaan toisiaan kasvotusten”, Vermeulen kertoo. “Pidämme näiden kehittämistä tärkeänä ja otamme jatkuvasti käyttöön uusia toimenpiteitä yhteisöllisyyden parantamiseen.”
Smoothlylla on käytössä erilaisia menetelmiä yhteishengen rakentamiseen. Menetelmiä myös kehitetään aktiivisesti eteenpäin. Etätiimeille järjestetään esimerkiksi säännöllisiä koulutuksia ja palavereita Google Meetin välityksellä, joista osa toteutetaan pienellä porukalla ja osa koko työporukan voimin. Palavereissa edetään työhyvinvointi edellä – ennen työasioihin hyppäämistä käymme aina läpi työntekijöiden kuulumisia. Varaamme tälle osiolle aidosti aikaa, jotta jokaisella on mahdollisuus päästä ääneen.
“Etäpalaverit lipsahtavat helposti asiakeskeisiksi. Muista vaalia myös ihmiskeskeisyyttä kyselemällä kuulumisia ja jakamalla omaa arkeasi”, Vermeulen vinkkaa.
Smoothly kannustaa myös oma-aloitteiseen yhteisöllisyyteen. Ajatustenvaihdon ei tarvitse aina olla esimiehen järjestämää tai vetämää, vaan etätyöntekijät soittelevat myös keskenään. Näiden puheluiden tai videopalavereiden aikana etätyöntekijämme jakavat omaa tietouttaan, pitävät ideariihiä, auttavat kollegoitaan erilaisissa asiakkuuksissa, jakavat vinkkejä, puivat ajatuksiaan ja tutustuvat keskenään. Tapaamisia voi pitää kahden tai useamman hengen porukalla.
“Etäpalaverit lipsahtavat helposti asiakeskeisiksi. Muista vaalia myös ihmiskeskeisyyttä kyselemällä kuulumisia ja jakamalla omaa arkeasi.”
Töissä viihtyminen on erilaista etätöissä – näin onnistut
Tärkeintä etätyötä toteuttaessa on ymmärtää, että etätyöskentely ei toimi paikkasidonnaisen työnteon lainalaisuuksilla, vaikka alun perin työ olisikin ollut toimistolta käsin tehtävää. Vuosijuhlat eivät ole välttämättä hauskat, kun tuttu liveohjelma on yritetty monistaa Zoomiin, mutta alusta alkaen virtuaaliseksi suunnitellut etäjuhlat sen sijaan voivat olla aidosti hauska tapahtuma. Organisaatio ei voi kopioida toimistolta tuttuja toimintatapoja internetiin ja odottaa samoja tuloksia, vaan etätyö vaatii näiden tapojen kyseenalaistamista ja mukauttamista.
Organisaation ei ole syytä miettiä sitä, miten saamme tutut työtapamme toimimaan diginä mahdollisimman hyvin, vaan päinvastoin nähdä etätyösuositus mahdollisuutena: mitä hyötyä etätyöstä on ja miten voisimme tehdä asiat etänä entistä paremmin?
Kolme vinkkiä yhteishengen luomiseen ja työhyvinvoinnin edistämiseen etätyössä
1. Huolehdi toimivasta vuorovaikutuksesta
Smoothlylla vaihdamme vapaasti kuulumisia niin työhön kuin vapaa-aikaakin liittyen. Viestintätyökalussamme on asiapainotteisten kanavien lisäksi hassuttelua ja kahvihuone -kanavat, joissa voi jakaa kissavideoita, nauraa koronameemeille ja pyytää työkavereita kahvitauolle juttelemaan. Tarjoamme matalan kynnyksen mahdollisuuden jakaa ajatuksia kaikissa yhteisissä videotapaamisissamme. Meillä on töissä mahtava porukka – ja annamme sen näkyä jokaisessa palaverissa.
Etätyöntekijämme tietävät, että johdolle ja HR:lle saa aina laittaa vapaasti viestiä, soittaa tai varata videotapaamisen. Pidämme jokaiselle etätyöntekijälle vielä erikseen järjestetyn henkilökohtaisen HR-tapaamisen pari kertaa vuodessa, jossa työntekijä pääsee puhumaan töissä jaksamisesta ja viihtymisestä yhdessä HR-asiantuntijan kanssa. Samalla keräämme palautetta siitä, kuinka olemme onnistuneet helposti lähestyttävän ilmapiirin luomisessa sekä selvitämme, kaipaavatko etätyöntekijät lisää tukea.
2. Kuuntele henkilöstöä ja kehity sen mukana
Henkilöstösi on tärkein mittarisi siinä, kuinka työskentely onnistuu etänä. Uudenlaiseen työskentelytapaan mukautuneita työntekijöitä on tärkeä kuunnella silloin, kun heillä on palautetta tai kehitysehdotuksia etätyön toteuttamisesta.
Tällaisessa tilanteessa johdolta ja HR:ltä vaaditaan aivan erityisen paljon joustavuutta ja avarakatseisuutta. Entisiä toimintatapoja pitää uskaltaa kyseenalaistaa reilusti, jos työntekijä kokee, että ne eivät tue töissä jaksamista tai viihtymistä parhaalla mahdollisella tavalla. Harva meistä oli ehtinyt kokeneeksi etätyöntekijäksi vielä ennen koronapandemiaa – siispä jokainen näkemys etätoimintamalleista on arvokas.
3. Johtohenkilö, ole oma-aloitteisesti läsnä
Voit tehdä parhaasi sen suhteen, että luot työyhteisöösi avoimen keskusteluilmapiirin. Se ei ole kuitenkaan tae siitä, että työntekijä uskaltaa ottaa yhteyttä asiassa kuin asiassa. Johtohenkilön on tärkeää olla itse aktiivisesti läsnä ja kysellä henkilöstön viihtymisestä. Henkilökohtainen “mitä kuuluu?” -viesti käyttämässänne viestintäkanavassa ei vaadi suurta ajallista panostusta, mutta voi merkitä työntekijälle paljon. Osallistu asiapainotteisten keskusteluiden lisäksi vapaampiin jutusteluihin osoittaaksesi omalla esimerkilläsi, että “kahvipöytäkohtaamiset” ovat sallittuja myös etäyhteisössänne.
Puolivuosittaiset HR-tapaamiset toimivat Smoothlylla hyvänä käytäntönä kuulla säännöllisesti työntekijöiden kuulumisia ja olla perillä töissä viihtymisestä. Työntekijämme täyttävät myös anonyymeja palaute- ja työhyvinvointikyselyitä, joiden pohjalta kehitämme toimintaamme ja saamme rehellistä palautetta siitä, miten johdon ja HR:n tavoitteet ovat välittyneet henkilöstölle.
Etätyö ei ole väliaikainen tila
Lopulta yksi tärkeimmistä etätyön aikaisista oivalluksista on se, että kyseinen työskentelytapa ei tule enää katoamaan työelämästä. Kyse ei enää ole siitä, kenelle etätyö sopii, vaan jokaiselta vaaditaan nyt vähintään valmiuksia etätyöskentelyyn. Vermeulenin mukaan etätyö on nyt keskeinen osa työmarkkinoita ja sen pelisäännöillä on opittava pelaamaan.
“Etätyö on jossain muodossa tullut jäädäkseen. Älä suhtaudu siihen enää epänormaalina tilana, jossa siedetään toimimattomuutta, koska tilanne palaa joskus ennalleen. Viimeistään nyt on aika tarkastella kriittisesti, kuinka hyvin oman organisaation toimintatavat ja asenne tukevat tehokasta etätyötä ja hyvinvoivaa etäyhteisöä.”
- Tutustu palveluumme. Täältä voit lukea esimerkkejä tehtävistä ja sisällöistä, joita voit delegoida Smoothlyn sisällöntuottajille.
- Smoothly sisältönäytteitä. Tutustu täältä, millaisia sisältöjä Smoothlyn palvelulla tuotetaan sisältöesimerkkien avulla.
- Usein kysytyt kysymykset. Täältä löydät kattavat vastaukset askarruttaviin kysymyksiin, tai voit olla suoraan yhteydessä meihin.
Jo sadat yritykset hyödyntävät Smoothlya markkinoinnin tukena. Kokeile nyt joustavasti sisältöjen tuottamista ja markkinoinnin rutiinien delegointia ilman irtisanomisaikaa.